A. DEFINISI
PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian
merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan erat dengan perencanaan
dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat
atau wadah yang statis.
Pengorganisasian
merupakan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokkan
tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan
departemen-departemen (sub sistem) serta penentuan hubungan-hubungan.
Malayu
S.P. Hasibuan (2006:118) mendefinisikan pengorganisasian sebagai suatu proses penentuan,
pengelompokkan dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk
mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas, menyediakan
alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif
didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas
tersebut. M. Manullang mengatakan organisasi sebagai proses penetapan dan
pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung
jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur
organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif
mungkin untuk pencapaian tujuan.
B. DEFINISI
STRUKTUR ORGANISASI
Menurut
Robbins (1994:6), menyatakan struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas
akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, serta mekanisme koordinasi yang formal
dan pola interaksi yang akan diikuti.
S. Reksohadiprodjo,
dan T. H. Handoko (1992:74), struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang
menunjukkan seluruh kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar
fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya.
C. PENGORGANISASIAN
SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
Berdasarkan proses
pembentukannya
1.
Organisasi formal
adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan-tujuan tertentu yang
disadari pula yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal dalam Anggaran
Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (ADART).
2.
Organisasi informal
adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya juga
tidak jelas, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangganya tidak ada dan
hubungan-hubungan terjalin secara pribadi (personal/private
relationship bukan formal
relationship).
ACTUATING DALAM MANAJEMEN
A. DEFINISI
ACTUATING
Actuating
(pengarahan) merupakan istilah yang sering dikenal sebagai penggerakan atau
pengawasan yaitu fungsi manajemen yang terpenting dan paling dominan dalam
proses manajemen.
Menurut
G.R. Terry, pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok agar mau bekerja
sama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai
dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.
Malayu
S.P. Hasibuan (2006:183) mengemukakan definisi pengarahan yaitu mengarahkan
semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan
perusahaan.
B. PENTINGNYA
ACTUATING
1.
Manajer harus
memperoleh rasa hormat dari para karyawan. Peranan manajer yang diharapkan
karyawan berbeda dari peranan anggota kelompoknya. Manajer harus dapat memberi
pengarahan efektif agar dimengerti para karyawan, selain itu manajer harus
memberikan teladan yang baik kepada karyawan.
2.
Manajer lebih banyak
mengetahui kebijaksanaan perusahaan, mengetahui perubahan-perubahan yang akan
terjadi dan memiliki pengalaman yang lebih luas dari karyawan.
3.
Manajer yang
mengarahkan karyawan, harus menggunakan instruksi-instruksi yang menunjang
pengetahuan tentang aspek untuk melakukan suatu tugas tertentu.
C. PRINSIP
ACTUATING
M. Manullang
(2012:164-167) mengemukakan prinsip-prinsip yang harus dilaksanakan dalam
memberikan pengarahan (actuating)
yaitu :
1.
Pengarahan harus jelas
Perintah dikatakan
jelas harus memenuhi enam elemen yaitu mengapa, siapa, apa, bilamana, dimana
dan bagaimana. Perintah harus mengandung pemberian alasan dari pengeluaran
pertimbangan-pertimbangan sendiri dan hal ini dapat mengurangi salah paham dan
keengganan untuk melaksanakannya (mengapa). Perintah itu haruslah diberikan
kepada orang yang tepat mengingat pengalaman dan pengetahuan cakap dalam
melaksanakan tugas tersebut (siapa). Selanjutnya perintah harus mengandung
penjelasan apa yang harus dilakukan dengan kata-kata yang mudah dimengerti
(apa). Kemudian perintah harus memberikan penjelasan tentang tempat bahan-bahan
dan alat-alat ditemukan, tempat tugas harus dikerjakan (dimana). Selanjutnya
perintah harus diberikan dengan jelas sehingga penerima perintah merasa telah
memperoleh fakta-fakta yang cukup untuk melaksanakan tugas-tugas yang diserahkan
(bagaimana).
2.
Pengarahan diberikan
satu per satu
Perintah harus
diberikan satu per satu, bahkan walaupun perintah itu mempunyai pertalian yang
erat satu sama lain. sehubungan dengan hal itu, maka suatu perintah jangan
terlalu detail, harus mengandung unsur fleksibilitas dengan maksud agar
inisiatif bawahan dapat dihidupkan.
3.
Pengarahan harus
positif
Memberikan perintah
dengan memulai perkataan “jangan” dapat menimbulkan salah pengertian bagi
penerima perintah. Dalam memberikan perintah, sebaiknya tidak menggunakan
perintah yang negatif, lebih baik menggunakan perintah yang positif sebab dengan
perintah positif, tegas dan jelas apa yang harus dikerjakan oleh bawahan.
4.
Pengarahan harus
diberikan kepada orang yang tepat
Perintah harus
diberikan kepada orang yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidangnya.
Kecukupan waktu juga harus diperhitungkan kepada tugas yang diberikan
sebelumnya.
5.
Pengarahan harus erat
dengan motivasi
Pemberian perintah
harus dibarengi pemberian motivasi dalam bentuk material dan immaterial agar
bawahan lebih semangat mengerjakan tugas yang diberikan. Jika balas jasa yang
diberikan hanya material saja, maka ada kecenderungan mengendornya semangat
kerja bawahan.
6.
Perintah satu aspek
berkomunikasi
Perintah merupakan alat
komunikasi dari pemimpin kepada bawahan. Sebagai alat komunikasi, pemimpin
harus sanggup menyusun perintah sedemikian rupa agar berkesan di hati bawahannya
dan mau mengerjakan perintah tersebut.
MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN
A. DEFINISI
MENGENDALIKAN (CONTROLLING)
Pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari
proses pelaksanaan manajemen. Definisi pengendalian menurut para ahli adalah
sebagai berikut :
1.
Earl P. Strong
Pengendalian adalah
proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan
sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
2.
Harold Koontz
Pengendalian adalah
pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana
yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
3.
GR. Terry
Pengendalian adalah
proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang
dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras
dan standar.
B. LANGKAH-LANGKAH
DALAM KONTROL
Proses pengendalian
dilakuakan secara bertahap melalui langkah-langkah di bawah ini :
1.
Menentukan
standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian
2.
Mengukur pelaksanaan
atau hasil yang telah dicapai
3.
Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menetukan penyimpangan jika ada
4.
Melakukan tindakan
perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan
rencana.
C. TIPE-TIPE
KONTROL
Mamduh M. Hanafi
(2011:389) mengemukakan tiga tipe dasar pengendalian sebagai berikut :
1.
Pengendalian
pendahuluan (feed forward control
atau steering control)
Pengendalian
pendahuluan didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu.
2.
Pengendalian concurrent (yes/no)
Tipe pengendalian ini
dilakukan selama kegiatan masih berlangsung.
3.
Pengendalian umpan
balik (post-action control)
Pengendalian ini
mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai.
D. KONTROL
PROSES MANAJEMEN
Seorang manajer harus
mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen
dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol atau
pengendalian. Cara-cara pengendalian ini dilakukan sebagai berikut :
1.
Pengendalian langsung
yaitu pengendalian yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah
dikerjakan dengan benar dan hasil-hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
2.
Pengendalian tidak langsung
adalah pengendalian jarak jauh, yaitu melalui laporan yang diberikan bawahan.
Laporan ini dapat berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan
hasil-hasil yang telah dicapai.
3.
Pengendalian
berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan untuk
kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar-standar yang
diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung
dan tidak langsung oleh manajer.
TULISAN 1
BCA
Card Centre Cabang Surabaya merupakan cabang kedua dari empat kantor cabang
yang dimiliki oleh BCA Card Centre di Indonesia. Sebagai cabang yang kedua, BCA
Card Centre Cabang Surabaya secara resmi mulai beroperasi pada bulan April
tahun 1992, dimana pendiriannya mengacu pada dasar hukum atas kegiatan usaha
institusi kartu kredit yang pada umumnya dikeluarkan oleh bank-bank di
Indonesia.
BCA
Card Centre Cabang Surabaya, memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
Adapun tugas dan tanggung jawab dari
masing-masing bagian dapat di uraikan sebagai berikut :
1.
Branch Manager
a.
Bertanggung jawab atas kemajuan
perusahaan.
b.
Bertanggung jawab kepada pimpinan
pusat.
c.
Mempunyai wewenang tertinggi dalam
pengambilan keputusan.
d.
Mengkoordinasi dan mengawasi
pelaksanaan pekerjaan masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.
2.
Sekretaris
a.
Membantu Branc Manager dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
b.
Menangani masalah-masalah
kesekretariatan, seperti surat-menyurat, file, dan sebagainya.
3.
Marketing Unit Head
a.
Bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan yang ada di bagian/unit pemasaran.
b.
Mengkoordinasikan dan mengawasi
bagian-bagian yang ada pada bagian/unit pemasaran agar dapat bekerja sesuai
dengan tujuan perusahaan.
4.
Marketing Cardholder
Bertugas
untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card ke perusahaan-perusahaan agar mau
memiliki BCA Card.
5.
Marketing Merchant
Bertugas
untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card dengan mendatangi toko-toko atau
pedagang agar mau menerima pembayaran dengan menggunakan BCA Card.
6.
Marketing Support
Bagian dalam
yang bertanggung jawab untuk mengurusio administrasi.
7.
Customer Service
Bertugas
untuk melayani pelanggan/konsumen yang datang langsung ke BCA Card Centre
ataupun yang melalui telepon.
8.
Credit
a.
Bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan yang ada di bagian kredit.
b.
Mengkoordinasi dan mengawasi
bagian-bagian yang ada pada bagian kredit sesuai dengan tujuan perusahaan.
9.
Analisa Kredit
Bertugas
menganalisa setiap permohonan/aplikasi yang masuk ke BCA Card Centre.
10.
Pengawasan Kredit
Bertugas
untuk mengecek tagihan yang masuk ke BCA Card Centre dan mengawasi kartu-kartu
kredit.
11.
Penagihan Kredit
Bertugas
untuk mengurusi pembayaran Cardholder dengan cara menelpon atau menagih secara
langsung.
12.
Risk dan Management Security
Bertugas
untuk membantu bagian pengawasan dan penagihan kredit (karena ketiga-tiganya
saling berkaitan).
13.
Operational Unit Head
a.
Bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan yang ada di bagian/unit operasional. agar dapat bekerja sesuai dengan
tujuan perusahaan.
b.
Mengkoordinasi dan mengawasi
bagian-bagian yang ada pada bagian/unit operasional agar dapat bekerja sesuai dengan
tujuan perusahaan.
14.
Kasie Operasional
a.
Bertanggung jawab kepada Operasional
Unit Head.
b.
Mengawasi tugas-tugas dari Staff
Operational I dan Staff Operational II.
15.
Staff Operational I dan Staff
Operational II
Bertugas
untuk mengoperasikan/memproses faktur-faktur yang masuk ke BCA Card Centre.
16.
Kolektor
Bertugas
untuk mengambil faktur di toko-toko atau pedagang yang menerima pembayaran
dengan BCA Card.
TULISAN
2
Hubungan Masyarakat,
atau sering disingkat Humas adalah
seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam
kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi.
Menurut IPRA (International Public
Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan
berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk
memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau
mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas
bertanggung jawab untuk memberikan informasi,
mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat
akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
Seorang humas selanjutnya diharapkan
untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan
terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama
antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang
tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran
humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas
bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan
mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara
keduanya.
Pekerjaan
seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh
seorang humas
dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang
runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga
mendapatkan simpati
akan kejadian tersebut.
Pada umumnya kesan yang jelek datang
dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang
petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan
pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Bagian
penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :
-
Membuat kesan (image)
-
Pengetahuan dan
pengertian
-
Menciptakan
ketertarikan
-
Penerimaan
Referensi :
·
Badrudin, Dr., M.Ag. (2013).
Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta.
·
Hasibuan, Malayu S.P.
(2006). Manajemen (Dasar, Pengertian dan Masalah). Jakarta: Bumi Aksara.
·
Manullang, M. (2012).
Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
·
Terry, George R.
(2008). Guide to Management. Terjemahan oleh J. Smith D.F.M. prinsip-prinsip
Manajemen. Jakarta: Bumi aksara.
·
http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?submit.x=21&submit.y=12&page=2&qual=high&submitval=prev&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Feman%2F1996%2Fjiunkpe-ns-s1-1996-31491051-11465-kredit_bca-chapter3.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar