DATABASE, SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DAN SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN
A. DATABASE
1.
Perkembangan
Database
Sejak
tahun 1960-an penggunaan basis data sudah digunakan untuk bidang komersial,
dimana pemrosesan file-nya masih berbasis manajemen file tradisional. Perkembangan
komputer yang semakin pesat diikuti dengan perkembangan perangkat lunak untuk
aplikasi bisnis, sejak tahun tahun 1970-an sampai awal tahun 1980 manajemen
berbasis file tradisional berkembang menjadi manajemen basis data.
Di
dalam manajemen basis data dikenal berbagai model data yang dapat digunakan
untuk mendeskripsikan sebuah data dalam merancang suatu basis data. Manajemen
ini memungkinkan banyak user untuk
mengakses data secara bersamaan sehingga fasilitas yang dimiliki oleh manajemen
sudah semakin banyak yaitu fasilitas pemanipulasian data, kontrol konkurensi
data, recovery data, keamanan data
dan didukung dengan fasilitas komunikasi data karena manajemen ini sudah
terhubung dengan suatu jaringan.
Perkembangan
dunia usaha semakin meningkat ditunjang dengan perkembangan komunikasi yang
mempermudah organisasi atau perusahaan untuk mengakses data, sehingga mengubah
manajemen basis data menjadi manajemen basis data tingkat lanjut didukung
dengan fasilitas data warehousing dan
fasilitas basis data berbasis web
sebagai salah satu strategi organisasi dalam meningkatkan kinerja dan
keuntungan organisasi.
2.
Konsep
Database
Konsep
database yaitu integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file. Tujuan
dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi
data. Dua sasaran utama dari konsep data, yaitu :
a.
Pengulangan Data
Akan membuang-buang
ruang penyimpanan, memperlambat pemrosesan record
dan mengundang ketidakkonsistenan data.
b.
Independensi Data
Kemampuan untuk
melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada
program-program aplikasi yang memproses data.
Istilah
database digunakan secara tidak tepat oleh sebagian orang. Ketidaktepatan ini
tidak mempengaruhi komunikasi diantara sebagian besar professional bisnis,
tetapi saat mempelajari struktur dan konsep database, mahasiswa harus
mengetahui makna yang lebih tepat. Istilah database mengacu pada semua data
yang disimpan pada sumber daya berbasis komputer milik organisasi. Sistem
manajemen database (database management
system atau DBMS) adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang menyimpan
struktur database, data itu sendiri, hubungan antar-data di dalam database,
maupun formulir dan laporan yang berhubungan dengan database.
Macam-macam
struktur database, yaitu :
a.
Struktur Database Hierarkis
Struktur database hierarkis (hierarchical database structure), yaitu struktur kelompok data, sub
kelompok data dan sub kelompok yang lebih kecil lagi menyerupai cabang-cabang
pohon. Seperti cabang-cabang pohon, untuk pindah dari suatu catatan di suatu
cabang ke suatu catatan di cabang lain, sistem manajemen database harus kembali
ke tempat asal percabangan itu. Struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya komputer
secara efisien saat sebagian besar catatan dalam database akan digunakan dalam
aplikasi.
b.
Sruktur Database Jaringan
Struktur database jaringan (network database structure) memungkinkan satu catatan tertentu
menunjuk pada catatan lain dalam database. Sub komite database task group CODASYL mengeluarkan spesifikasi struktur
database jaringan pada tahun 1971. Jaringan memecahkan masalah keharusan untuk
kembali ke tempat asal percabangan database. Secara konseptual, tiap catatan
dalam database dapat memiliki penunjuk ke tiap catatan lain di dalam database.
c.
Struktur Database Relational
Struktur system
manajemen relational merupakan sistem yang menyerupai tabel-tabel, dan
merupakan format yang dapat dipahami secara cepat oleh manajer dan/atau staf
professional.
Daftar terbatas penjual sistem manajemen database relational, yaitu :
1)
IBM
2)
Informix
Software, Inc.
3)
Microsoft
4)
Oracle
Corporation
5)
Sybase
4.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Database
a.
Kelebihan sistem database
antara lain :
Banyak
manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data. Manfaat atau kelebihan
basis data diantaranya adalah :
1)
Kecepatan dan kemudahan (speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan
cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokkan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat
dilakukan dengan cepat dan mudah.
2)
Kebersamaan pemakai
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak
aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu
dilakukan pencatatan di masing-masing
bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya
data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian,
diantaranya : bagian
akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus
semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut
sesuai dengan keperluannya.
3)
Pemusatan control data
Karena cukup dengan satu basis data untuk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu
tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak
perlu kita meng-update semua data di masing-masing bagian tetapi cukup hanya di satu basis data.
4)
Efesiensi ruang penyimpanan (space)
Dengan pemakaian bersama, kita
tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang
penyimpanan data yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar,
kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan.
5)
Keakuratan (accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data,
hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam
pemasukan/penyimpanan data.
6)
Ketersediaan (availability)
Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang
masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini
mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu
membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.
7)
Keamanan (security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan
hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data
bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.
8)
Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru
Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan
adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS,
sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi
cukup mengatur interface untuk
pengguna.
9)
Pemakaian secara langsung
Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan
tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan
fasilitas ini adalah user yang sudah
ahli, atau database administrator.
10)
Kebebasan data (data independence)
Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan
isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan
pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
11) User view
Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna.
Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail.
Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis
pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tersebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer.
Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia
hanya boleh berhak melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara
itu, dia berhak untuk memasukan data penjualan. Berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga
jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu, bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk
menganalisa data akutansinya. Basis data mampu memberikan layanan organisasi seperti ini.
b.
Kekurangan sistem database
antara lain :
1)
Lebih mahal
Sistem basis
data membutuhkan sumber daya yang tinggi, terlebih untuk melakukan perawatan
secara berkala.
2)
Proses back up cukup memakan waktu
Sistem basis
data mencakup banyak file, sehingga jika dilakukan back up akan menghabiskan waktu.
3)
Bila ada akses yang tidak
benar, kerusakan dapat terjadi
Kesalahan
dalam mengakses bisa menyebabkan berbagai masalah, terutama oleh sembarang
pengguna.
4)
Sistem lebih rumit, sehingga
memerlukan tenaga spesial
Sistem basis
data sangat kompleks, tidak sembarang orang bisa menanganinya. Terutama
dengan berbagai macam resiko, sehingga hanya orang ahli yang hanya bisa
menanganinya.
5.
Peranan Database dan DBMS dalam Pemecahan
Masalah
Database
terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah.
Namun, memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem
informasi para spesialis informasi dan pemakai.
Peranan database dan DBMS dalam bidang psikologi
DBMS
merupakan software yang digunakan untuk membangun suatu sistem basis data yang
“sempurna”. DBMS harus dapat mengatur basis data tersebut sehingga dapat
tersimpan dengan baik tanpa menimbulkan kekacauan, dapat dipakai oleh banyak user sesuai dengan kepentingan
masing-masing, melindungi dari gangguan pihak-pihak yang tidak berwenang.
Banyak
program basis data yang sudah sering kita gunakan, misalnya : FoxPro, Clipper, Access, dan dBASE. Itu
merupakan contoh dari DBMS yang digunakan pada PC dalam skala yang relatif
kecil. Dalam skala yang lebih besar, dikenal beberapa DBMS yang sering digunakan,
antara lain : Sybase, DB2, Informix,
Oracle, dan lain-lain.
Database merupakan
salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis
dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Database terdiri dari data yang
akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari
masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
Contohnya : seorang
psikolog yang sudah memiliki banyak klien. Setiap klien memiliki permasalahan
yang berbeda-beda dan yang pasti identitas yang berbeda pula. Sebagai profesi
pasti memiliki kode etik dalam bekerja yang tidak dapat dilanggar, begitu pun
psikolog memiliki kode etik dengan klien. Salah satu kode etiknya adalah
menjaga kerahasiaan data klien. Data klien yang disimpan dalam database
membantu psikolog dalam menjaga kerahasiaan data tersebut. Seperti yang telah
dijelaskan mengenai kelebihan dalam pemakaian sistem DBMS adalah keamanan data
terjamin, mengurangi kerangkapan data.
6.
Contoh
Pemrosesan Data dalam Pemecahan Masalah
Buku yang ada di
perpustakaan merupakan system yang menggunakan database. Peminjam diberi kartu
perpustakaan untuk memudahkan pengelola perpustakaan memasukkan kode ID
peminjam, buku apa yang dipinjam, tanggal meminjam dan tanggal mengembalikan.
Buku diberi kode sesuai jenis dan diletakkan di rak urut berdasarkan nomor
kode. Ini merupakan sistem database manajemen yang sederhana.
Suatu database
harus disusun dengan baik sehingga kita dapat memperoleh informasi yang kita
inginkan secara cepat, berapa pun banyaknya data tersebut. Suatu database yang
sering kita gunakan misalnya mencari nomor handphone seseorang di kontak
handphone ataupun kamus, kita bisa mencari nama atau kata yang kita inginkan
dengan waktu yang tidak terlalu lama.
B. SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
1.
Konsep
Sistem Informasi Manajemen
Dibawah ini
adalah pembahasan singkat tentang konsep-konsep pokok sistem informasi
manajemen :
a.
Konsep informasi
Informasi menambahkan sesuatu pada
penyajian yaitu sehubungan dengan waktu dan mutu.
b.
Konsep manusia sebagai pengolah informasi
Kemampuan manusia sebagai pengolah
informasi menentukan keterbatasan dalam sistem informasi dan mengesankan dasar-dasar
rancangan mereka.
c.
Konsep sistem
Karena sistem informasi manajemen
adalah sebuah sistem, maka konsep sistem perlu untuk memahami dan merancang
ancangan pada pengembangan sistem informasi.
d.
Konsep organisasi dan manajemen
Sistem informasi berada di dalam
sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi manajemen. Informasi
adalah penentu yang penting dalam bentuk keorganisasian.
e.
Konsep pengambilan keputusan
Rancangan SIM bukan hanya harus
mencerminkan ancangan rasional terhadap optimasi, tetapi juga teori
keperilakuan pengambilan keputusan dalam organisasi.
f.
Konsep nilai informasi
Informasi mengubah keputusan,
perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai informasi.
2.
Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Pemecahan
Masalah
Selama
proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan,
yaitu tindakan memilih alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu
yang di pilih, biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.
a.
Peranan interpersonal
1)
Figur pimpinan : manajer melakukan tugas-tugas
seremonial, seperti memberikan tur ke fasilitas bagi tamu yang berkunjung.
2)
Pimpinan : manajer memelihara unitnya dengan
memperkerjakan dan melatih staf serta memberikan motivasi dan semangat.
3)
Hubungan : manajer melakukan kontak dengan orang-orang
di luar unit manajer itu sendiri (sesama manajer dan pihak lain di dalam lingkungan
unit) dengan tujuan menjalankan urusan-urusan bisnis.
b.
Peranan informasional
1)
Monitor : manajer terus mencari informasi yang berisi
kinerja unitnya.
2)
Desimenator : manajer meneruskan informasi yang
berharga ke pihak-pihak lain di dalam unitnya.
3)
Juru bicara : manajer meneruskan informasi yang
berharga ke pihak-pihak diluar unit (atasan dan orang-orang di dalam
lingkungan).
c.
Peranan keputusan
1)
Wirausaha : manajer melakukan perbaikan yang permanen
terhadap unit, seperti mengubah struktur organisasi.
2)
Penanganan gangguan : manajer memberikan reaksi
terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diantisipasi sebelumnya, seperti
devaluasi mata uang di negara-negara asing dimana perusahaan memiliki operasi.
3)
Pengalokasi sumber daya : manajer mengendalikan kas
unitnya, menentukan berbagai sub unit mana akan menerima sumber daya apa.
4)
Negosiator : manajer menyelesaikan perselisihan yang
terjadi di dalam unit dan antara unit dengan lingkungannya.
C.
SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN (SPK)
1.
Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan merupakan salah
satu unsur yang sangat esensial dalam organisasi dan manajemen. Pembuatan
keputusan bukan hanya fungsi pimpinan, tapi juga suatu proses partisipasi
seluruh anggota untuk meningkatkan fungsi-fungsi manajemen. Bagi pimpinan
pembuatan keputusan itu merupakan salah satu fungsi yang tidak dapat dihindari
untuk tidak melakukannya, sebab tanpa pembuatan keputusan fungsi kepemimpinan
tidak dapat dilaksanakan dan fungsi manajemen tidak dapat berjalan untuk
mewujudkan tujuan organisasi.
2.
Konsep
Sistem Penunjang Keputusan
Konsep
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision
Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh
Michael S. Scott Morton dengan istilah management
decision system. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer
yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan
model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur. Istilah
SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses
pengambilan keputusan.
3.
Peranan
Sistem Penunjang Keputusan dalam Pemecahan Masalah
Pada dasarnya dua pengguna informasi
dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan
masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan
system. Manajer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah
diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut pendekatan sistim dan
berkaitan dengan fase desain dan pemilihan.
Pada umumnya laporan berkala dan
khusus digunakan terutama dalam usaha definisi dan simulasi dalam usaha
pemecahan. Laporan berkala dapat dirancang untuk mengidentifikasi masalah atau
masalah yang kemungkinan besar akan muncul. Manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan
masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah
diidentifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karena
kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah
secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk
memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternatif,
mengevaluasi dan memilih alternatif tersebut dan memberikan informasi lanjutan.
Referensi :
·
http://tri_s.staff.gunadarma.ac.idspk3.pdf
